^{Minder ...} Met Excel maakt u snel overzichtelijke tabellen met wat berekeningen en totalen en vaak ook met grafieken. Excel is ideaal om een eerste ordening in de chaos aan te brengen. Zo'n spreadsheet groeit en groeit en wordt door meer en meer mensen geraadpleegd. Er gaat wel eens wat mis, dus worden de onderdelen van het spreadsheet die niet meer mogen wijzigen beveiligd. Als het spreadsheet een succes is en wordt overgenomen door anderen, dan ontstaan er varianten en daarmee een nieuw probleem. Het moment om over te stappen om Microsoft Access is nu aangebroken.

Bij IDEOMA zijn we al sinds 1995 professioneel bezig met het maken van Access-toepassingen, eerst op maat en later in de vorm van de standaardproducten, IDEOMA Relatie, IDEOMA Document, etc. Wij beschouwen Excel als een superhandige tools om de boel te organiseren en te structureren, maar eigenlijk als een electronische kladje! Zodra de structuur namelijk is gemaakt in Excel, zijn er al snel grote voordelen te behalen door e.e.a. om te zetten naar Microsoft Access. In Access moet je namelijk eerst de structuur definiëren voordat je verder kan. Je moet objecten en eigenschappen definiëren en onderlinge relaties. Bij dit proces helpen we onze klanten en omdat we hier al zo lang mee bezig zijn, hebben we over heel veel zaken al uitgebreid nagedacht, zoals tekeningen, documenten, projecten, personen, uren, acties, klachten, adressen, gebouwen, ruimten, percelen, leidingen, putten, bomen, etc. Dat betekent dus geen beginnersfouten meer, maar een doelgerichte benadering van de problematiek, zonder bijzaken.

Access te langzaam en onprofessioneel?
Hoge bomen vangen veel wind en dat geldt zeker voor Microsoft Access. Omdat het zo bekend en laagdrempelig is wordt er ook veel op Access gemopperd, net als op Microsoft Windows. Er is een categorie mensen die denken eventjes een beheersysteem op te zetten, maar door gebrek aan tijd teleurgesteld raken. Die mensen kunnen we goed verder helpen. Moeilijker wordt het als de professionals kwaad spreken over Microsoft Access. Het zijn vooral de traditionele database-specialisten die dat doen en het is lastig om die mensen een weerwoord te bieden. Deze professionals zijn zo gespecialiseerd in Oracle, SQL, MySQL, FoxPro of Progress, dat ze daar een goede boterham aan kunnen verdienen en ze hebben ten dele gelijk in hun kritiek. IDEOMA staat echter op het standpunt dat Access een belangrijke positie verdient in het verlengde van Excel. Waar Excel-spreadsheets uit hun voegen barsten of door meerderen worden gedeeld is het opzetten van een database in Microsoft Access zeer verantwoord. Natuurlijk heeft Access z'n beperkingen, maar die treden pas op bij de combinatie van veel gelijktijdige gebruikers, een langzaam netwerk en meer dan een miljoen records. Bovendien kan iemand trage query's bouwen. IDEOMA kan u helpen met Access-tips en -tricks om de performance van uw beheersysteem te verbeteren.

Is Access zo handig?
Een Access-database is in principe gewoon één bestand, net als een spreadsheet. In dat ene bestand zit echter een volledig relationele database, inclusief het bedieningsmenu, de invulformulieren en de rapporten. Gegevens, menu's, formulieren en rapporten zitten dus gewoon bijelkaar in één bestand! Dat betekent dat u uw gehele beheersysteem gewoon even kunt emailen, bijv. naar een externe consultant. Vraag dat maar eens aan een Oracle-specialist. Liever de data scheiden van de rest? De wizard "database splitsen" in Access doet dat in een handomdraai. De gegevens beveiligen met verschillende rechtenniveau's? Weer zo'n handige wizard die dat voor u regelt. Unieke ID's nodig? Access genereert unieke ID's automatisch als u dat instelt bij het veldtype. We gaan nog wat meer de diepte in: referentiële integriteit gewenst? Access kan voor u onderlinge relaties garanderen, zoals voor de projectnummers die bij van alles en nog wat worden gebruikt. Wijzigt het projectnummer, dan kan Access voor u in alle gerelateerde objecten (b.v. documenten, uren, projectpartijen) het projectnummer automatisch meewijzigen, zodat de objecten bij dat project blijven.

^{Minder ...} Helaas zijn dit soort veranderingen meestal niet te voorkomen, maar we raden u zeker aan om flink tegengas te geven, zodra u merkt dat de coderingen waaraan u uw gegevens ophangt dreigen veranderen. Het kan gaan om straatcodes, maar er zijn veel andere voorbeelden van codes, bijv. projectnummers, die je niet zomaar moet willen veranderen.

Enkele argumenten tegen het veranderen van een coderingssysteem:

• What‘s in a number? - een code is vaak betekenisvol voor degene die er dagelijks mee werkt, maar eigenlijk is dat een ouderwetse gedachte. Vanuit een willekeurige code kan men met de digitale technieken van tegenwoordig uitstekend de betekenis erbij halen. Databasetabellen en spreadsheets kun je immers gemakkelijk sorteren op elke kolom. Goede voorbeelden van betekenisloze nummeringen zijn die van onze telefoonnummers en autokentekens. Het gaat er alleen maar om dat de eigenaar van de telefoon of auto identificeerbaar is.
• Veel bestaande verwijzingen - een veelgebruikte code, zoals een projectnummer bij een ingenieursbureau of een straatcode, wordt in allerlei systemen gebruikt. Het is ondoenlijk om alle verwijzingen van gearchiveerde documenten om te nummeren, dus het oude nummeringssysteem moet sowieso blijven bestaan. In het geval van het hernummeren van straatcodes geldt bovendien dat moet worden onthouden wat de relatie van de oude naar de nieuwe straatcode is en omgekeerd (vertaaltabel). Alles kan, maar zoiets kost vaak veel meer dan het oplevert.
• Bij fusie: zet er iets voor of achter - het geval van een fusie tussen twee gemeenten of twee ingenieursbureau‘s wordt vaak ten onrechte gezien als reden om een totaal nieuw coderingssysteem in te voeren. Nieuwe straatcodes bedenken voor een gefuseerde gemeente is volstrekt onnodig. De straatcodes van beide gemeentes kunnen gemakkelijk uit elkaar worden gehouden door er een letter voor te zetten of door er bij één van beide een groot getal op te tellen. De oude codes blijven dan zichtbaar in de nieuwe, waarmee het gebruik van een vertaaltabel wordt voorkomen.

Kortom, gebruik de kracht van uw database en verander uw historie niet!